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Anfrage: Digitale Zukunftskommune@bw – Sachstand Digitalisierung (interfraktionell)

Digitale Zukunftskommune@bw – Sachstand Digitalisierung

Interfraktionelle Anfrage nach § 24 Abs. 4 GemO außerhalb von Sitzungen

Sehr geehrter Herr Oberbürgermeister Dr. Salomon,

das Land Baden-Württemberg stellt im Rahmen des Ideenwettbewerbs „Digitale Zukunftskom- mune@bw“ insgesamt 7,6 Millionen Euro für die Förderung von vier digitalen Modellkommunen sowie die Unterstützung von weiteren 50 Kommunen bei der Entwicklung von Digitalisierungsstrategien zur Verfügung. Bis Ende 2017 konnten sich baden-württembergische Kommunen bewerben.
Die Bedeutung der Digitalisierung für die kommunale Ebene ist unstrittig. So haben Sie selbst in Ihrer Funktion als Präsident des Städtetages Baden-Württemberg bei der Präsentation des oben genannten Programmes im August 2017 ja darauf hingewiesen, dass „der Weg zur digitalen Kommune kein Trend sein darf, sondern auf Dauer angelegt sein muss.“
Oft wird Digitalisierung sehr verkürzt in der Öffentlichkeit nur mit Infrastrukturthemen wie z.B. Internetangeboten oder dem Breitbandausbau – den Kommunen ja aufgrund der geltenden Rechtslage nur beschränkt selbst steuern können – verbunden. Um den Bürgerinnen und Bürgern digitale Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen, ist aber eine konsequente Digitalisie¬rung der Verwaltung Voraussetzung, dazu gehört z.B. das Führen von elektronischen Akten, die Bereitstellung von maschinenlesbaren Daten z.B. im Rahmen von Open Data, elektronisches Rechnungswesen und die Schaffung von entsprechenden Standards für die zahlreichen Fachanwendungen in der Verwaltung.
Wir nehmen daher den Ideenwettbewerb des Landes zum Anlass, nach dem Stand der Digitalisierung in der Freiburger Stadtverwaltung zu fragen:

  1. Hat die Stadt Freiburg im Rahmen des Ideenwettbewerbs „Digitale Zukunftskommune@bw“ einen Antrag gestellt? Ist dieser Antrag gemeinsam mit anderen Kommunen erfolgt? (Ziel des Ideenwettbewerbs ist auch, dass digitale Vorreiter wie z.B. die Stadt Freiburg sich gezielt mit digitalen Neulingen vernetzen – vgl. hierzu https://www.baden-wuerttemberg.de/de/ser-vice/presse/pressemitteilung/pid/76-millionen-euro-fuer-digitalisierungsprojekte-in-den-kom-munen/?type=98&cHash=d74c26f3fed6ef33c66bf6c21ba72f96&print=1)
  2. Gibt es eine neue Entwicklung im Bereich „Open Government Data“? Wie ist die Zusam-menarbeit mit dem Land Baden-Württemberg, z.B. im Rahmen von service BW oder dem Open Data Portal des Landes?
  3. Wie weit ist die Freiburger Stadtverwaltung bei der Einführung von elektronischen Akten und elektronischem Rechnungswesen? Gibt es bereits Dienstleistungen, bei denen die Bürgerschaft von dieser Digitalisierung des Verwaltungshandelns profitiert?
  4. Inwieweit und in welchen Funktionen arbeitet die Stadt Freiburg in Gremien auf Landes- und Bundesebene mit und ist so aktiv an der Ausgestaltung von Standards im Bereich des e-Go- vernment und Open Data beteiligt?

Mit freundlichen Grüßen

Maria Viethen – Fraktionsvorsitzende Bündnis 90/Die Grüne, Timothy Simms – Stadtrat Bündnis 90/Die Grünen

Wendelin Graf von Kageneck – Fraktionsvorsitzender CDU, Carolin Jenkner – Stadträtin CDU

Antwort der Stadtverwaltung vom 27. Februar 2018:

Sehr geehrte Frau Fraktionsvorsitzende Viethen, sehr geehrter Herr Fraktionsvorsitzende von Kageneck, sehr geehrte Frau Stadträtin Jenkner, sehr geehrter Herr Stadtrat Simms,

Ihre Anfrage vom 06.02.2018 zum Stand der Digitalisierung innerhalb der Stadtver­waltung habe ich von Herrn Oberbürgermeister Dr. Salomon zur zuständigen Prü­fung und Beantwortung erhalten.

Bevor ich auf Ihre konkreten Fragen eingehe, möchte ich kurz ein paar Ausführungen zum Begriff Digitalisierung und dem Verständnis innerhalb der Stadtverwaltung ma­chen. So versteht die Stadt Freiburg Digitalisierung in einem weiten Sinne, nämlich als Durchdringung aller Arbeits- und Lebensbereiche mit Informationstechnik unter umfassender Vernetzung mit der Folge eines tiefgreifenden wirtschaftlichen, gesell­schaftlichen und politischen Wandels. Demgemäß betrifft die Digitalisierung – bei aller begrifflichen Unschärfe – eine Vielzahl von Akteuren, mit vielen Abhängigkeiten und Rückkoppelungsprozessen sowie einer hohen Innovationsgeschwindigkeit sowie unterschiedlichsten Zuständigkeiten.

In diesem Rahmen bewegt sich auch die Stadtverwaltung und versucht, im Rahmen ihrer Zuständigkeiten das für das Gemeinwesen Notwendige anzugehen. Allerdings ist der Bewegungsspielraum teilweise sehr eingeschränkt durch Rechtsetzung (z.B. Formvorschriften), Zuständigkeiten im föderativen System oder landeseinheitliche Fachverfahren. Siloentwicklungen als gängige Praxis bei Fachverfahren zur Unter­stützung von Verwaltungsabläufen sind problematisch wegen der erforderlichen Verknüpfungen mit anderen Verfahren/Anforderungen oder wirtschaftlich kaum realisier­bar.

  1. Hat die Stadt Freiburg im Rahmen des Ideenwettbewerbes „Digitale Zu- kunftskommune@bw“ einen Antrag gestellt? Ist dieser Antrag gemeinsam mit anderen Kommunen erfolgt? Ziel des Ideenwettbewerbs ist auch, dass digitale Vorreiter wie z.B. die Stadt Freiburg sich gezielt mit digitalen Neu­lingen vernetzen? (vgl.)

Die Verwaltung hat gemeinsam mit einem Partnerkonsortium, bestehend aus der Stadt, der FWTM, den Fraunhofer-Instituten für Solare Energiesysteme, Physikali­sche Meßtechnik und für Kurzzeitdynamik, der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg, dem ICLEI-Europasekretariat und Klimapartner Oberrhein am 21.12.2017 die Be­werbung für den Teil B der Ausschreibung: Erstellung einer digitalen Strate­gie/Agenda abgegeben. Die Bewerbung wird von einem breiten Unterstützungskreis von Institutionen, Verbänden und Firmen unterstützt. Der Antrag ist nicht gemeinsam mit anderen Kommunen gestellt worden. Wegen der unterschiedlichen örtlichen Ziel­setzungen und Rahmenbedingungen wäre eine gemeinsame Strategieentwicklung nicht zielführend und hätte darüber hinaus im Rahmen der sehr kurzen Ausschrei­bungsfristen nicht bewerkstelligt werden können. Allerdings haben wir eine Verknüp­fung mit den Förderanträgen der Stadt Konstanz und der Stadt Aalen formuliert und werden Inhalte und Ergebnisse mit dem Städtenetzwerk E-Government Baden­Württemberg teilen. Unter den Kommunen besteht Einigkeit, dass so eng wie mög­lich zusammengearbeitet werden soll.

Wir gehen davon aus, dass das Land voraussichtlich im April die Förderentscheidun­gen treffen wird. Der Antrag sieht vor, dass ab Juni 2018 binnen 10 Monaten, d.h. bis zur Beschlussfassung zum Doppelhaushalt 2019/2020 am 09.04.2019, eine digitale Agenda mit Perspektive zum Jahr 2025 erarbeitet wird unter Beteiligung von Wirt­schaft, Forschung, Verwaltung und Bürgerschaft.

Zu den konkreten Inhalten wird auf den beigefügten Antragstext „digital.freiburg – Entwicklung einer nachhaltigen Digitalisierungsstrategie für die Green City Freiburg“ verwiesen.

2. Gibt es eine neue Entwicklung im Bereich „Open Government Data“? Wie ist die Zusammenarbeit mit dem Land Baden-Württemberg, z. B. im Rahmen von Service BW oder dem Open Data-Portal des Landes?

Die letzte Berichterstattung zum Themenbereich Open Data ist auf der Grundlage der Drucksache G-17/038 erfolgt. Momentan kann folgender Stand berichtet werden:

2.1 Open Data

a)  Daten

Der Aufbau der Datenbestände wurde und wird fortgesetzt. Es werden laufend neue Bestände eingestellt. Teilweise sind dafür Lizenzerteilungen durch Dritte erforderlich.

Aktuell (Stand 08.02.2018) verfügen wir über 312 offene Datensätze. http://opendata.freiburg.de

Zum Vergleich:

Stadt Köln – 253 Datensätze

Stadt Moers – 299 Datensätze

Stadt Mannheim – 16 Datensätze

Stadt Karlsruhe – 21 Datensätze

Stadt Ulm – 212 Datensätze

Das in der Drucksache G-17/038 erwähnte Vorprojekt zum Aufbau eines automati­sierten Berichtswesens ist abgeschlossen. Verwaltungsintern liegt der Beschluss vor, dies bis Ende 2021 sukzessive bei den Ämtern umzusetzen. Zielsetzung ist dabei, neben dem Finanzberichtswesen und der Steuerungsunterstützung, auch Datenka­taloge für den internen Gebrauch zur Verfügung zu stellen, daraus weitere offene Daten zu gewinnen und zur Verfügung zu stellen. In diesem Zusammenhang erge­ben sich kleinere Projekte für digitalisierte Bearbeitungen, wie z.B. die Zusammen­führung von Zuschussanträgen im Rahmen der Haushaltsplanberatungen, die eine größere Transparenz für die Verwaltung und den Gemeinderat und zielgenauere Zu­griffe ermöglicht.

b) Zusammenarbeit mit dem Land

Für die Bereitstellung offener Daten wird eine Kooperation mit dem Land Ba­den-Württemberg angestrebt. Das Land betreibt ein Portal (service-bw) mit offenen Daten auf Landesebene, Kreisebene und kommunaler Ebene für Baden – Württemberg. Derzeit befindet sich dieses Portal im Testbetrieb. Bis die Bereitstel­lung auf dem Landesportal möglich ist (voraussichtlich im 2. Quartal 2018), dient das Portal http://opendata.freiburg.de als Open Data Portal. Die Verwaltung strebt generell an, die Kooperation mit dem Land in Zusammenhang mit dem in Wei­terentwicklung befindlichen service-bw intensiv zu gestalten und die damit gegebe­nen Vorteile zu nutzen, z. B. für die Integration von Service-Diensten.

c) erfolgte Veranstaltungen

Hackathon 2017 (https://hackathon-freiburg.de/)

Vom 19. bis 21. Mai 2017 fand der dritte Hackathon Freiburg statt. Coder_innen, Screendesigner_innen, Datenanalysten_innen, Web-Entwickler_innen, Studen- ten_innen und tech-begeisterte Bürgerinnen waren eingeladen, Lösungen zu Fra­gen der Energieerzeugung und -verbrauch, Energiemanagement und nachhaltigen Prozessen für die Energiewende mit Open Data Quellen zu programmieren. Unter der Schirmherrschaft der Stadt waren das IKT Netzwerk bwcon, das Carl-Schurz- Haus und die Hochschulen Offenburg und Furtwangen mit der Stadt die Veranstalter.

Rocket Girls 2017 – Geschichten mit Daten erzählen www.freiburg.de/rocketgirls

Vom 13. bis 15. Oktober 2017 wurde zusammen mit dem Jugendhilfswerk Freiburg ein Workshop nur für Frauen und Mädchen organisiert. Fragestellung war: Was sind offene Daten und was kann Frau damit anstellen?

d) Bevorstehende Veranstaltungen / Aktivitäten / Aktionen 2018

BarCamp Lernräume (I Quartal) https://www.barcamp-freiburg.de/

Am 17. März 2018 findet an der PH Freiburg das Barcamp „Lernräume“ statt. Das ist kein klassischer Kongress oder eine Konferenz, sondern eine Veranstaltung, auf der alle Anwesenden das Tagesprogramm bestimmen, indem sie die Themen und Fra­gen vor Ort setzen. Die Stadt ist Partner/Co-Organisator und bietet Themen wie z.B. #Storytelling – Aus Daten Geschichten machen! , #Datenrecherche – Daten, woher und wie? und #digital.freiburg – Mit menschen- und wertorientierter Methode unter­wegs, an.

Hackathon 2018 (22.-24.06.2018) Thema: „Digitale Lösungen für deine ,Smart City‘ Freiburg“

Beim vierten Freiburger Hackathon werden smarte Ideen für die Stadt von morgen gesucht. Im Vorfeld werden Teilnehmerinnen und alle Interessierten eingeladen, an einer Konzeptionsphase im Barcamp- Format am 16.05.2018 Ideen zu sammeln und sich mit Experten aus Forschung, Verwaltung und Wirtschaft auszutauschen.

Am Hackathon selbst werden rund 60 Teilnehmerinnen in Teams arbeiten, um in­novative Ideen in funktionierende Prototypen zu verwandeln.

2.2 service-bw

Unter Führung der Städte Freiburg, Konstanz und Stuttgart hat sich 2017 ein kom­munales Netzwerk (Städtenetzwerk E-Government) entwickelt, welches aktiv mit Un­terstützung des Städtetages die Pilotierung digitaler, automatisierter Service­Prozesse auf service-bw vorantreibt. Die beteiligten Städte sehen in der Nutzung des Landesportales erhebliche Vorteile für die kommunale Seite, weil damit durchlaufen­de medienbruchfreie Prozesse ermöglicht werden.

Das Netzwerk hat fünf Pilotprozesse zur Umsetzung auf service-bw vorgeschlagen, die mittlerweile auch Eingang in die Digitale Strategie des Landes gefunden haben und unter festgelegten Federführungen stehen:

  • Bewohnerparken (Freiburg u.a.)
  • Handwerkerparken (Konstanz u.a.)
  • Sondernutzung Plakatierung (Ulm u.a.)
  • Wegzug ins Ausland (Stuttgart u.a.)
  • Wohnungsgeberbestätigung (Karlsruhe u.a)

Diese Pilotierung dient gleichzeitig als Prüfstein für die Skalierbarkeit des Vorgehens. Das Ministerium für Inneres, Digitalisierung und Migration Baden-Württemberg treibt gleichzeitig die aus Kundenperspektive sinnvolle Standardisierung voran und hat außerdem die Anregung des Städtenetzwerkes aufgenommen, die nutzer-orientierte Umsetzung wissenschaftlich begleiten zu lassen. Der Auftrag dazu erging an das KIT (Karlsruher Institut für Technologie). Weitere Prozesse sollen in 2018 angegangen werden. Es sind im bisherigen Prozess eine ganze Reihe von komplexen Fragestel­lungen aufgetreten, die sich von der Vereinheitlichung kommunaler Anforderungen, Fragen von Formvorschriften über die Verknüpfung mit Fachverfahren bis hin zu Fragen einer kundenorientierten Nutzbarkeit (user experience – ux-Standards) er­strecken.

Im Laufe des Jahres 2018 steht das service-bw-Organisationskonto „Stadt Freiburg“ zur Verfügung und soll als digitaler Eingang und als Zugangseröffnung nach EGovG genutzt werden.

Bund und Länder haben im Übrigen vereinbart, die jeweiligen Verwaltungsportale miteinander zu vernetzen (Artikel 9 – Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz-OZG). Hier sind noch viele Fragen zu klären.

https://www.bundesrat.de/SharedDocs/drucksachen/2017/0401 -0500/431 –17.pdf?_blob=publicationFile&v=2

  1. Wie weit ist die Freiburger Stadtverwaltung bei der Einführung von elektro­nischen Akten und elektronischem Rechnungswesen? Gibt es bereits Dienstleistungen, bei denen die Bürgerschaft von dieser Digitalisierung des Verwaltungshandelns profitiert?

3.1 Elektronische Akten

Die Digitalisierung der Arbeits- und Lebenswelten hat sich enorm beschleunigt und entwickelt sich mit hoher Dynamik weiter. Die Informationsgesellschaft erfordert eine kontinuierliche Anpassung der Verwaltung, ihrer Dienste und Prozesse als Dauer­aufgabe. Neue Technologien wirken als Treiber der Verwaltungsmodernisierung. Sie bieten attraktive Mehrwerte und neue Möglichkeiten, insbesondere um neue Service und Kommunikationsangebote an die Bürger_innen zu schaffen.

Die Ämter und Dienststellen der Stadtverwaltung sind bereits seit einigen Jahren tä­tig, allerdings im Wesentlichen für den eigenen Verantwortungsbereich und haben EnterpriseContentManagement- bzw. Dokumentenmanagementsystem­-Komponenten (ECM/DMS) eingeführt oder entsprechende Bedarfe geäußert. So wurden zwischen 2004 und 2014 bereits nach den damaligen Möglichkeiten folgende digitale Aktenlösungen umgesetzt:

  • 2004 SAP-Belegarchivierung,
  • 2006 Ordnungswidrigkeiten-Akte,
  • 2012 Steuerbescheidakte,
  • 2013 Fahrerlaubnisakte,
  • 2013 SEPA-Mandate und
  • 2014 Personalakte.

Durch die Konzentration von Organisationseinheiten im Rathaus im Stühlinger (RiS) und der damit einhergehenden Flächeneinsparung sowie dem Erfordernis, anstelle von aufwändigen Insellösungen eine einheitliche Infrastruktur und ein einheitliches Dokumentenmanagementsystem aufzubauen, wurde nach Vorarbeiten in den Jahren 2012 ff im Jahr 2014 ein stadtweites Projekt aufgesetzt. Dieses wird unter Federfüh­rung des ABI mit Beteiligung des Haupt- und Personalamtes sukzessive umgesetzt. Zudem sind durch gesetzliche Regelungen neue Möglichkeiten entstanden. Zudem gibt es nun auch Vorgaben zur Langzeitarchivierung mit der Gleichstellung von pa­pierbasiertem und elektronischem Archivgut.

Die Projektlaufzeit wurde auf den Zeitraum vom 01.01.2015 bis zum 31.12.2020 festgelegt. Seit dem Projektstart sind folgende weiteren digitalen Lösungen umge­setzt worden:

  • Ausländer_innenakte
  • Aktenverwaltungssystem der Registratur im RiS
  • Immobilienakte
  • Sammelakte Personenstandswesen
  • Flüchtlingsverwaltung
  • Gräberakte
  • Baugenehmigungsakte (Produktivsetzung bis zur Aktualisierung des Fachver­fahrens ProBauG im 1. Quartal 2018 zurückgestellt) und
  • technischer Umweltschutz (Produktivsetzung bis zur Bereitstellung digitaler zentraler Posteingang und digitale Standardakte zurückgestellt – hier sind noch weitere Arbeiten erforderlich)

Die landesweite Lösung für die digitale Langzeitarchivierung DIMAG steht dem Stadtarchiv seit 2017 zur Verfügung. Derzeit haben ca. 1.200 Beschäftigte Zugriff auf die unterschiedlichen digitalen Aktenlösungen. Folgende Maßnahmen befinden sich aktuell in der Umsetzung bzw. Vorbereitung:

  • digitaler zentraler Posteingang,
  • digitale Standardakte,
  • digitaler Standardworkflow,
  • elektronischer Rechnungseingangsworkflow,
  • Bereitstellung digitalisierter Karteikarten für die Kaufpreissammlung,
  • digitale Gewerbeakten und
  • Ausbau der digitalen Steuerakte.

3.2 Bürgernutzen

Die Digitalisierung der Verwaltung beschränkt sich nicht auf Lösungen wie die E-Akte oder die digitale Rechnungsverarbeitung. Bürgerservices werden bereits heute an vielen Stellen ergänzt um digitale Mehrwertservices wie Verfahrensbeschreibungen, online ausfüllbare Formulare und Online-Bezahlverfahren (PayPal, Kreditkarte, Giro- pay). An über 100 Kundenschaltern bei der Stadtverwaltung stehen als weitere Be­zahlmöglichkeit EC-Cash-Geräte zur Verfügung, die eine bargeldlose Zahlungsab­wicklung ermöglichen.

Servicekonzepte, wie sie im RiS oder beim Amt für Migration und Integration umge­setzt sind, können nur voll zur Geltung kommen, wenn die betreffenden Arbeitsplätze auf digitale statt auf analoge Daten zurückgreifen können. Bei Erstkontakten auf un­terschiedlichen Zugangskanälen (Telefon, Internet, Kundenschalter, Infotheke usw.), bei denen kein Aktenzugriff möglich ist, kann inzwischen auf der Basis digital verfüg­barer Informationen kompetent Auskunft gegeben und viele einfache Dienstleistun­gen und Anfragen können schnell und abschließend bearbeiten werden.

Potentiale zur Prozessoptimierung durch die Verfügbarkeit digitaler Akten lassen sich zusätzlich dadurch erschließen, dass Unterlagen von Kundenseite elektronisch übermittelt und ohne Medienbruch in einen Verarbeitungsprozess übernommen wer­den können.

Mit der Verfügbarkeit umfangreicher digitaler Akten- und Datenbestände erschließen sich Optionen für Verwaltungsdienstleistungen und die Wahl des Arbeitsortes inner­halb und außerhalb von Verwaltungsgebäuden. Es kann auf Basis von Informatio­nen, welche orts-, zeit- und weitgehend geräteunabhängig zur Verfügung stehen, gearbeitet werden. Dafür bestehen in der Stadtverwaltung Konzepte für flexibles und mobiles Arbeiten mit entsprechender IT-Ausstattung.

Digital verfügbare Daten erschließen Prozessverbesserungen, die in der analogen Welt nicht realisiert werden können. Automatisierte Datenprüfung oder Datenzu­sammenstellung ermöglichen weitere Optimierungen der Bearbeitungs- und Durch­laufzeiten. Allerdings besteht noch eine Reihe von Restriktionen gesetzlicher Art oder bei Fachverfahren, die eine umfassende Umsetzung dieser Punkte erschweren oder erst bei Wegfall Optimierungen möglich machen werden.

3.3 Online-Dienste:

  • Bestehende Online-Dienste/Formulare:

o Anhörung/Zahlung OWi, Bestellung Meldebescheinigung, Bestellung Feinstaubplakette, Auskunft Steuer-ID, Best. Immobilienmarktbericht, iKfz Abmeldung/Wiederzulassung, Bestellung     Mietspiegel, Bestellung Personenstandsurkunde, Bestellung Bewohnerparken, Meldung Wohnungsgeber, Antrag Handwerkerparken, Antrag Halteverbotszone, Abmeldung ins Ausland, Auskunft Melderegister, Antrag Führungszeugnis, Kitaplatz vormerke, Online-Ausleihe Bibliothek, Sperrmüll auf Abruf, Forsthüttenbuchung, Kfz-Wunschkennzeichen reservieren

o Sehr viele weitere Online-Formulare zum Ausdrucken

o E-Payment bei diversen Leistungen ist bereits realisiert

3.4 E-Rechnung

Die am 26.05.2014 in Kraft getretene EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektroni­sche Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen verpflichtet die öffentliche Verwal­tung, zukünftig elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen und zu verarbeiten. Auf nationaler Ebene treten die entsprechenden gesetzlichen Regelun­gen ab dem 27.11.2018 für Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft. Für alle übrigen Behörden gilt die Neuregelung ab dem 27.11.2019.

Die grundsätzlichen Anforderungen der Stadt Freiburg an eine digitale Rechnungs­verarbeitung sind von einer ämterübergreifenden Arbeitsgruppe im Rahmen einer stadtintern erstellten Vorstudie im Jahr 2015 mit dem Resultat einer Empfehlung ei­nes SOLL-Prozesses (Regelprozesses) aufgenommen und erläutert worden. Die Umsetzung der notwendigen organisatorischen und technischen Maßnahmen erfolgt im Rahmen des seit Anfang 2014 laufenden Projektes ECM-Einführung.

Neben der Erfüllung der gesetzlichen Erfordernisse ist die primäre Zielsetzung des Projektes die Schaffung eines standardisierten Rechnungseingangs- und Freigabe­prozesses. Hierdurch wird

  • die Erhöhung der Transparenz, insb. zum Bearbeitungsstatus einer Rechnung,
  • die Reduzierung der Liege- und Durchlaufzeiten der Eingangsrechnungen und
  • die Einsparung von Prozesskosten und qualitative Verbesserungen bei der Rechnungsabwicklung

erwartet.

Bei der stadtweiten Einführung wird eine ämterweise Einführung des Regelprozesses angestrebt. Zur Verifizierung des Regelprozesses wurde mit 12 Dienststellen, die mehr als 1.000 Rechnungseingänge pro Jahr verbuchen, jeweils ein Workshop durchgeführt. Bei den 6 Dienststellen mit mehr als 8.000 Rechnungseingängen pro Jahr werden aktuell jeweils zwei Workshops durchgeführt, um etwaige fachliche Be­sonderheiten im Prozessablauf analysieren und ggf. berücksichtigen zu können. Die­ser Schritt soll bis Ende März 2018 abgeschlossen sein. Anschließend werden die restlichen Dienststellen mit weniger als 1.000 Rechnungseingängen pro Jahr über den geplanten Regelprozess informiert.

Auf Basis der Vorstudie steht für die Workshops ein Prototyp zur Verfügung. Diese Lösung wird in zwei Phasen bis Ende März 2018 und Ende Juni 2018 weiterentwi­ckelt und getestet. Die Umsetzung bis hin zur flächendeckenden Bereitstellung soll ab der zweiten Jahreshälfte 2018 erfolgen.

Das Konzept basiert auf der Nutzung des bei der Stadt eingesetzten ECM-Systems enaio® der Firma OPTIMAL SYSTEMS GmbH. Die Entwicklung erfolgt gemeinsam mit der Herstellerfirma und der KIVBF. Bestandteil sind Schnittstellen zur Finanz­software SAP, um eine medienbruchfreie digitale Bearbeitung vom Rechnungsein­gang bis zur Zahlungsfreigabe realisieren zu können. Das ECM-System enaio® wird künftig an allen IT-Arbeitsplätzen der Stadtverwaltung zur Verfügung stehen.

Ein elektronischer Rechnungsversand ist im Bedarfsfall bereits heute möglich, aller­dings noch nicht im vollständig medienbruchfrei weiter zu verarbeitenden X- Rechnungsformat.

  1. Inwieweit und in welchen Funktionen arbeitet die Stadt Freiburg in Gremien auf Landes- und Bundesebene mit und ist so aktiv an der Ausgestaltung von Standards im Bereich des e-Government und Open Data beteiligt?

4.1 E-Akte

Um den besonderen Herausforderungen des rechtskonformen ersetzenden Scan­nens auf kommunaler Ebene gerecht zu werden, haben kommunale Praktiker, öffent­liche IT-Dienstleister, das Bundesministerium des Innern, Vertreter der Privatwirt­schaft und der Justiz auf Initiative des Landkreises Breisgau-Hochschwarzwald einen „Runden Tisch rechtskonforme E-Akte“ ins Leben gerufen. Dieser initiierte die Erar­beitung einer „Musterverfahrensbeschreibung“ für typische kommunale Scan­Szenarien in einer Arbeitsgruppe der VITAKO – Bundesarbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister. Eine Gruppe unter Leitung der KGSt – Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement – hat nach den Kriterien der TR- Resiscan eine Schutzbedarfsanalyse für kommunale Dokumente erstellt. Die Stadt Freiburg war in beiden Arbeitsgruppen vertreten.

Seit einem Jahr treffen sich die Städte Konstanz, Baden-Baden, Pforzheim, Karlsru­he, Villingen-Schwenningen, Ulm, Friedrichshafen, Radolfzell, Ravensburg, Offen­burg und Freiburg zu regelmäßigen DMS-Anwendertreffen. Praktische Erfahrungen werden ausgetauscht und Kooperationsmöglichkeiten ermittelt. Mit den umliegenden Landkreisen Breisgau-Hochschwarzwald, Emmendingen, Ortenau und Schwarzwald- Baar findet ebenfalls ein regelmäßiger Austausch zu DMS-Themen statt.

Beim Städtetag BW wird an Handreichungen für Mitgliedskommunen zur Einführung der E-Akte mitgearbeitet. Ebenso ist die Stadt über den Städtetag gemeinsam mit Vertretern des Landkreistages in einer Arbeitsgruppe beim Land Baden-Württemberg vertreten, die landesweite Standards für E-Akten erarbeitet. Außerdem wird an einem Bericht der KGSt zur E-Akte mitgearbeitet.

4.2 E-Government

Im Rahmen der Wirtschaftsförderung Region Freiburg ist eine Arbeitsgruppe aus den beteiligten Kreisen Emmendingen, Breisgau-Hochschwarzwald und Freiburg einge­setzt, die sich mit entsprechenden Fragen und Möglichkeiten der regionalen Zusam­menarbeit in diesem Feld beschäftigt.

Die Stadt arbeitet in maßgeblicher Rolle in dem Städtenetzwerk E-Government Ba­den-Württemberg mit. Zu deren Aufgaben siehe Ziffer. 2.2.

4.3 Open Data/Open Government

Gremien

  • Vorsitz und die Geschäftsführung für die AG Open Government des Städteta­ges Baden-Württemberg, die unter Beteiligung des Landes BW, zwei Hoch­schulen (Kehl und Ludwigsburg) und dem Landesbeauftragten für Daten­schutz und Informationsfreiheit kommunalrelevante Informationen und Empfehlungen für die Umsetzung von Open Government in den Städten und Gemeinden erarbeitet.
  • Mitarbeit in den Innovationszirkeln „Open-X-Cities“ und digitale Kommunen der KGSt.
  • Mitglied im Beirat „digitale Services“ der Kommune 2.0 e.V. Dieser Zusam­menschluss zum Austausch über Web 2.0, Open Government-Themen und IT-Themen wird u.a. unterstützt durch den Landkreistag, das Fraunhofer FO­KUS-Institut und den Deutschen Städte- und Gemeindebund.
  • Mitarbeit bei „Smart Government DACHLI“ (Deutschland, Österreich, Schweiz, Lichtenstein) :Austausch zum intelligent vernetzten Regierungs- und Verwal­tungshandeln (Smart Government).

Beteiligung an Veranstaltungen (Auszug)

Mitarbeit an Publikationen

  • Open Data Handlungsleitfaden (eine Kooperation mit der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen Ludwigsburg)

o Bund I – „Open Data for you“ (https://cloud.kdrs.de/index.php/sZbxq3pRPMY4HSDAs)

o Bund II – Open Data Startup (https://cloud.kdrs.de/index.php/s/dwBO1 iiEnEHLiZL)

4.4. weitere Gremien

  • Mitglied im Netzwerk Digitale Städte (München, Hamburg, Köln, Stuttgart, Bochum, Hannover, Dortmund, Norderstedt, Ulm, Leipzig, Münster, Freiburg).
  • AG IUK Städtetag BW
  • AG Haupt-und Organisationsämter Städtetag BW ( Vorsitz und Geschäftsführung )
  • AG Haupt-/ Org-/IT-Ämter große Städte Deutscher Städtetag

Die Wahrnehmung dieser Mitgliedschaften erfolgt durch die Amtsleitungen von Haupt- und Personalamt und/oder Amt für Bürgerservice und Informationsverarbei­tung. Zielsetzung ist dabei in unterschiedlicher Ausprägung ein Austausch und eine Diskussion von best practices, allg. Abstimmung, Vorbereitung und Vorberatung von Beschlüssen des Städtetages BW und des Deutschen Städtetages.

Mit freundlichen Grüßen

gez. Neideck Erster Bürgermeister

Anlage
18-02-06 A Antrag_digital.freiburg_final_2

(Die Anlage erhalten Sie auf Anfrage gerne von der Geschäftsstelle der CDU-Stadtratsfraktion)